Pengumuman harus memuat:
1. Kepada siapa pengumuman ditujukan atau sasaran pengumuman;
2. Isi pengumuman;
3. Tempat dan tanggal pengumuman dibuat; serta
4. Pembuat pengumuman.
Beberapa langkah menulis pengumuman sebagai berikut.
1. Menyusun dahulu kalimat pembuka pengumuman. Gunakan kalimat pasif sebagai kalimat pembuka pengumuman.
Contoh:
Diberitahukan kepada ....
Diumumkan kepada ....
2. Menyebutkan untuk siapa pengumuman itu ditujukan. Pernyataan ini sebagai kalimat pembuka.
3. Menulis isi pengumuman yang terdiri atas hari, tanggal, waktu, tempat, dan keperluan.
4. Mengakhiri isi pengumuman dengan kata terima kasih.
5. Menulis nama pembuat pengumuman beserta jabatannya. Misal kepala sekolah, ketua RT, atau ketua panitia.
6. Membubuhkan tanda tangan pembuat pengumuman.